Empresas reconhecem a importância de diminuir o uso de papel, e uma tendência crescente é o conceito de “empresas sem papel”, amplamente implementado em organizações para eliminar ou minimizar documentos impressos. Também conhecido como “paperless”, esse movimento prioriza a sustentabilidade e a eficiência digital, otimizando processos, cortando custos e promovendo um impacto ambiental positivo.
Continue a leitura para conhecer dicas e vantagens dessa iniciativa e entenda como aplicá-la em seu negócio.
O que significa ser uma empresa sem papel?
O conceito de empresa sem papel visa eliminar o uso de papel, substituindo-o por soluções digitais, com foco na economia e na redução do impacto ambiental, sendo, assim, uma iniciativa de ESG (Environmental, Social, Governance).
Essa tendência cresce à medida que a tecnologia se torna mais presente na rotina das pessoas. Organizações que adotam essa prática tornam seus processos mais ágeis, especialmente pela praticidade em organizar e localizar arquivos digitais.
Vantagens de uma empresa sem papel
Existem várias vantagens que demonstram como eliminar o uso de papel pode ser fundamental para a rotina da sua empresa.
Redução de custos
Gastos com papel, impressão e armazenamento podem representar grandes despesas para uma empresa. Ao adotar o conceito de empresa sem papel, é possível economizar e, assim, investir em outras estratégias e tecnologias.
Acesso facilitado e organização
O armazenamento digital traz praticidade e organização para a rotina. Com alguns cliques e palavras-chave, é possível encontrar o documento necessário rapidamente.
Apoio ao trabalho remoto
O trabalho remoto destacou a importância do acesso a documentos de qualquer lugar. A digitalização permite que colaboradores acessem arquivos online a qualquer momento.
Sustentabilidade
A sustentabilidade é o principal objetivo do movimento, e a eliminação do uso de papel contribui para a preservação ambiental, reduzindo o impacto da atividade empresarial no ecossistema.
Segurança e rastreabilidade
A adoção dessa tendência oferece mais segurança aos documentos. Com dados criptografados, é possível definir diferentes níveis de acesso conforme as funções dos colaboradores. Além disso, o rastreamento dos arquivos é facilitado, permitindo verificar o histórico de acesso e modificações.
Como se tornar uma empresa sem papel?
Para adotar o conceito em sua empresa, alguns passos são necessários.
Digitalização de documentos
A digitalização de documentos vai além de escanear arquivos; é preciso transformá-los em dados digitais para poderem ser anexados e gerenciados em diversos aplicativos.
Armazenamento em nuvem
Documentos armazenados em nuvem podem ser acessados de qualquer dispositivo com conexão à internet, proporcionando gerenciamento remoto em qualquer local.
Certificado Digital
Com esse documento eletrônico, o processo de autenticação e assinatura elimina a necessidade de papel. Diversos documentos podem ser validados digitalmente, dispensando a impressão.
Treinamento da equipe
O treinamento dos colaboradores para o uso dessas soluções assegura que a prática de empresas sem papel se mantenha ativa e eficaz no negócio.
Certificado Digital: o papel da segurança e da sustentabilidade
O Certificado Digital é fundamental na transição para uma empresa sem papel. Organizações que adotam essa tecnologia diminuem o impacto ambiental, aumentam a segurança e asseguram que suas operações estejam conforme as regulamentações.
Muito além da economia de recursos, tornar-se paperless é um compromisso com a inovação, a eficiência e a sustentabilidade. Essa prática traz vantagens para o meio ambiente e para a organização, tornando as operações mais práticas e modernas.